内容証明とは
 「内容証明」は郵便の中の一つで、「差出日」「差出人」「文書の存在」「受取人」を郵便局が証明してくれるもです。 当然ですが、その伝える文書の内容が真実であるかどうかを証明するものではありません。
なお、差出人にいつ配達されたかを証明するため、配達証明付きで内容証明郵便を出します。配達証明を頼む場合は配達証明料が必要となり、また、急いでいる場合は、 速達で郵送することができ、この場合も速達料が必要となります。

 内容証明郵便を受け付けているは、内容証明郵便を取り扱うことができる特定の郵便局の窓口において手続うことができます。 また、日本郵政は、インターネットを利用して内容証明郵便を出せる「e内容証明」サービスも提供しています。

 差出人は、同じ内容の文書を、受取人用、郵便局の保存用、差出人の控え用の3通作成する必要があります。 そして、郵便局で保存されている文書は、差出日から5年以内であれば、差出人は文書の閲覧請求ができ、 差出人は差出日から5年以内に当該郵便局で再度証明を受けることができます。

 内容証明郵便の場合、受取人の郵便受けには入れられず、受取人に直接手渡しで受領印をもらう方法となります。配達の際、受取人やその家族等が不在だった場合は「不在通知」のハガキが残されます。 受取人がその不在通知により再配達等で受領することになりますが、もし、郵便局での保管期間を過ぎてしまった場合は「受取人不在」という通知が差出人に届きます。

 このような仕組みを持つ内容証明郵便を利用する場面として、家賃や授業料等の滞納者への「督促状」、勤務先への「退職届」、購入した製品、 サービス等の「クーリングオフ」、契約相手方への「契約解除通知書」等があります。
また、内容証明郵便は法的に信頼できるものとして扱われるため、主に訴訟などの証拠としての利用、つまり、 法的措置の前段階として利用されているのは周知の事実になっております。

 この内容証明の作成には、状況に応じた適切な内容を端的に決められた書式、ルールに従って文書を作成する必要があり、 また、記述内容、フレーズ等が法的にどのような効果があるのかまで考慮して表現内容を慎重に考えなければならないため、初めての方はもちろん、 馴れた方でも作成には骨が折れます。

内容証明郵便のメリット・デメリット
心理的圧力ができる。
証拠として利用できる(証拠能力が高い)。
重みある形式で差出人へ毅然とした態度(本気度)を伝えることができる。
受取人へ「行動」を促す効果が期待できる。
受取人の「考え」「意思」を探ることができ、次の段階へ向けての準備ができる。
「e内容証明」サービスの利用で出す手段もある。
内容証明郵便を出したことによりトラブルとして発展する場合がある。
受取人の住所がわからない、転居していた等の場合、内容証明郵便を利用することができない。
作成した文書の記述に誤りがあると、受取人に有利になってしまう場合がある。
文書作成のルールが細か過ぎることと、法的知識が必要になるため、作成に時間がかかる。
内容証明郵便を取り扱う郵便局でないとは内容証明郵便が出せない(近所にあるか調査が必要)。
ネットサービス「e内容証明」を利用するには、仕組み理解、PCの利用環境構築等が簡単ではない。
宛先不明、不在等で配達されなかった場合、掛けた費用と時間がムダになる。

行政書士に依頼した内容証明郵便で期待される効果
受取人の状況を念頭において、どのような内容の文面が最も効果的か相談できる。
作成文書に行政書士名と職印が入るため、個人名だけの場合と比較すると、受取人への心理的圧力をさらに高める効果が期待できる。
  注)e内容証明からの内容証明郵便代行の場合は、職印は入りません。
文書内に、通知人が法的に不利となるような表現、文言等の有無のチェックが行われる。
作成する文書の字数制限、文字制限、誤植の際の訂正処理等の煩わしい作業から解放される。
内容証明郵便を取り扱う郵便局まで出向かないで済む。
内容証明郵便が不達となった場合、引き続き行政書士に対応策の相談ができる。

参考例

内容証明郵便が不達となった場合
 内容証明郵便が不達となる場合とは、差出人に「受取人不在」通知が届いた、もしくは、受取人の転居等により「転居先不明」の通知が届いた場合が考えられます。 この場合、内容証明郵便による通知人(ご依頼者)の意思表示は相手方に到達しておりませんので、当然、法的効果も発生しないことになります。
 なお、受取人が内容証明郵便の受取を拒否した場合は不達扱いとはならず、さらに、内容を見ていない受取人は内容証明郵便を受け取った扱いになり、法的効果も発生します
 では、不達となった場合の手段として、
受取人不在の場合、もう一度、同じ内容の内容証明郵便を出す(再送)。
転居先不明の場合、受取人の住所を調査する。
簡易裁判所で公示送達の手続きをする(要件が厳しいので利用できない可能性あり)。
文書をの通知書を「普通郵便」「特定記録郵便」で郵送してみる。

内容証明郵便の効果がなかった場合
 内容証明郵便が送達されたにも拘わらず、受取人が何もアクションを起こさない。つまり、「無視」「拒否」「硬直化」等の否定的な態度になってしまった場合、 特に、債権回収に特化した対処方法として、費用は掛かりますが弁護士に依頼して民事裁判を起こす等の手段が考えられます。
また、簡易裁判所で「支払督促」を発付してもらう手段もあります。こちらの方は費用はあまり掛かりませんが手間と時間は掛かります。また、弁護士に依頼しなくてご自身でできる範囲のものでもあります。
 行政書士は、代理人となること、裁判所に提出する文書の作成業務に携わることはできませんが、「支払督促」発付方法、作成方法等のご相談業務は可能です。また、この手続きを利用して得た「債務名義」に より強制執行を行う際のご相談についても承ることができます。
まとめますと、
簡易裁判所から「支払督促」発付してもらう。
 この場合、支払督促をすることで強制執行するのに必要な債務名義を得ることができます。また、相手方が異議申し立てをした場合、通常訴訟になります。
「少額訴訟」をする。
 債権額が60万円以下の場合に利用できる裁判制度です。通常の民事裁判より簡易で、費用、時間を抑えることができる。

報 酬
項 目 報酬額(税抜) 内 容
ご相談5,000円/時ご依頼前の初回相談料は無料です。
また、内容証明郵便が「受取人不在」となった場合、送達されたが受取人の動きがない等、次の段階に関するご相談料となります。
内容証明原案作成9,000円/通どのような案件なのか詳細をお伺いして原案を作成いたします。
受取人住所調査6,000円/件内容証明郵便が「転居先不明」となった場合等。