トップ > 差し込み印刷で解決!

Word2007、2010差し込み文書リボン

Word2007では差し込み印刷で使うボタンが 差し込み文書のリボン にひとまとめになっています。

差し込み文書のタブで表示させましょう。

左から順番に設定してくと差し込み印刷が完了するようになっています。

差し込み印刷の開始

差し込み印刷する文書を設定します。

レター

文書や手紙などの「各位」に「○○様」を差し込んで使うときなど、文書1つに1つのデータが差し込まれます。
自分の名前が印刷されている手紙はうれしいものです。

電子メールメッセージ

電子メール1通に1つのデータが差し込まれます。
大量に出されたメールでも、自分の名前が表示されて届きます。

封筒

封筒の宛名部分に印刷する。1枚の封筒に1つずつデータが差し込まれます。
洋封筒に適しています。差出人も印刷されます。

ラベル

市販のタックシール用紙に差し込む。
1ページにレイアウトされた罫線表の1つのセルに1つずつデータが差し込まれます。
大量の手紙を出すときには宛名ラベルが便利です。

名簿

カタログや名簿を作成するときなど、1つのデータがレイアウトされた罫線表に差し込まれ、複数のセルができあがります。
データベースのままでは見にくい名簿も自由にレイアウトできます。

 

封筒やラベルを選ぶとそれぞれオプションからサイズや用紙の設定がはじまります。

 

差し込み印刷ウィザード

差し込み印刷ウィザードを選ぶと2002や2003のように作業ウィンドウが画面の右側に開きます。

やり方に慣れていれば、従来のやり方でも進められます。

すでに差し込む文書を開いている場合は、宛先の選択へ進みましょう。

宛先の選択

差し込み印刷するデータベースを設定します。

新しいリストの入力

新しくデータファイルをつくります。

ひとり分のデータを「エントリ」または「レコード」といいます。

データをひとり分ずつ入力しましょう。

「新しいエントリ」で追加していきます。

「列のカスタマイズ」から「フィールド(項目)」の追加、削除、名前の変更、順番の入れ替えができます。

ファイルに名前をつけて保存します。

既定では、マイドキュメント内の「My Data Sourcesフォルダ が作られ、そこに保存されます。

既存のリストを使用する

すでに出来ているデータファイルを指定します。

自動的にマイドキュメント内に「My Data Sourcesというフォルダが出来ます。

保存してあるファイルの場所、ファイルの種類を変更してデータファイルを指定しましょう。

エクセルの場合は「シート」も指定します。

Outlook連絡先から選択

Outlookなどのアドレス帳のデータを利用できます。

アドレス帳の編集

アドレス帳の編集ボタンから、データファイルを編集することが出来ます。

チェックボックスでデータを選ぶことも出来ます。

差し込みフィールドの挿入

データを差し込みたい場所にカーソルをたて、差し込みフィールドの挿入ボタン から「フィールド」を挿入します。

ボタンから▼でフィールドを選ぶこともできるし、ダイヤログボックスを開くこともできます。

結果のプレビュー

結果のプレビューボタン を押すと実際にデータが挿入されたプレビューが表示されます。

移動ボタンですべてのデータを確認しましょう。

思い通りになっていない場合は、 元の手順に戻り、納得いくまで設定しなおしましょう。

完了と差し込み

文書の印刷を選ぶとプリンタからそのまま印刷が出来ます。

個々のドキュメントの編集ですべてを選ぶと、データが差し込まれた新規文書がひらきます。

データが差し込まれた新規文書では、個々のデータを編集したり、一部分だけレイアウトを変えたりすることが出来ます。

電子メールメッセージの送信では宛先、件名を指定してメールを送信します。

 

元の文書は、次回差し込み印刷するときに、文書を書き換えたり、データファイルの指定を変えてそのまま利用できます。

データと関連付けができている元の文書もデータが差し込まれた新規文書もそれぞれに応用、利用できるので、わかりやすい名前をつけて保存しておくといいでしょう。


差し込み印刷のトップへ

Word2000差し込み印刷ヘルパー Word2002、2003差し込み印刷ウィザード Word2007差し込み文書リボン