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レコードを検索する
検索では、データテーブルの条件式に合うレコードにポインタを移動させます。都道府県名が「東京都」の得意先を検索します。 |
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●レコード検索 |
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(1)検索したいフィールド(都道府県)をドラッグして反転表示させます。
(2)ツールバーの[検索]ボタンをクリックするか、[編集(E)]メニューの[検索(F)]コマンドを選択します。
(3)[検索するフィールド]ダイアログボックスが表示されますので、[検索する文字列(N)]に「東京都」と入力して、[次を検索(F)]ボタンをクリックします。
(4)ポインタが「東京都」の先頭のレコードに移動します。
(5)該当するでーたが複数あるときには、[次の検索(F)]ボタンをクリックすると、次のレコードにポインタが移動します。
(6)最後のレコードの検索をが終わると、「レコードの検索が終了しました。指定した検索項目は見つかりませんでした。」の確認に、[OK]ボタンをクリックします。
(7)検索を終了する場合は、[X]ボタンをクリックします。 |
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●ワイルドカード |
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検索の条件式は、完全に一致した値だけではなく、ワイルドカードを使ったあいまいな指定もできます。
ワイルドカードには、アスタリスク(*)とクエスチョンマーク(?)、シャープ記号(#)の３種類があります。
アスタリスクで「島＊」と指定すると、先頭が「島」で始まる全ての姓名が対象となります。
クエスチョンマークで「嶋田？郎」と指定すると、「嶋田太郎」や「嶋田一郎」といったように、同じ位置にある1文字がオールマイティになります。
シャープ記号は、同じ位置にくる数字1桁の代わりになります。
なお、角括弧([ ])で囲むと複数の文字を指定できます、ハイフン(−)を使うと特定の範囲を指定できます。
「嶋田−[男夫]」では「嶋田−男」と「嶋田−夫」が対象となり、[あ−お]では[あ]から[お]の間の文字が対象となります。
また、エクスクラメーションマーク(!)は指定した文字を検索対象から除外します。
たとえば、「嶋田−[!男]」では、「嶋田−男」以外の「嶋田一夫」などが対象となります。 |
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●ワイルドカードの使用例 |
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| ワイルドカード |
検索される文字列 |
| 畠* |
「畠」、「畠山」のように先頭が畠で始まる姓 |
| 畠*男 |
「畠山康男」、「畠本利男」のように「畠」で始まり「男」で終わる氏名 |
| 松嶋[優護] |
「松嶋憂」、「松嶋護」 |
| #番 |
0〜9番 |
| *番 |
0〜無限大番 |
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レコードを検索置換する
営業担当者を変更するときなどは、レコードの検索置換を利用すると便利です。 |
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●レコードの検索置換 |
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ここでは、営業担当者を「高橋」から「大田」に変更する手順を説明します。
(1)検索置換したいフィールドをクリックして反転させます。
(2)[編集(E)]メニューの[置換( E)]を選択します。
(3)置換するフィールドダイアログボックスは表示されますので、[検索する文字列(N)]に「高橋」、[置換する文字列(P)]に「大田」と入力します。
(4)ひとつずつ確認しながら置換するには、[次を検索(F)]ボタンをクリックします。検索された最初のレコードにポインタが移動されます。検索された最初のレコードにポインタが移動します。
(5)置換する場合は[置換( R)]ボタンを、置換しない場合は[次を検索(F)]ボタンをクリックします。データを置換するかスキップして、次のレコードにポイントが移動します。
(6)閉じる場合は、画面右上の[X]ボタンをクリックします。
(7)[すべて置換(A)]ボタンをクリックすると、自動的に全ての対象レコードが置換されます。 |
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データを抽出して並べ替える
Accessでは、データの並べ替えをするときに、フィルタと呼ばれる機能を使います。 |
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フィルタでは、抽出条件などを指定して特定の条件のデータだけを並べ替えたり､特定のフィールドだけを表示させることができます。
ここでは、東京都内の得意先を五十音順に並べ替えます。
注意：フィルターはフォームかフォームのデータシートを表示しているときに有効で、テーブルやクエリーのデータシートを表示しているときには使えません。
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●データを抽出して並べ替える |
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(1)フォームを開いた状態であることを確認して､[レコード( R)]メニューの[フィルタ(F)]−[フィルタ／並べ替えの編集(A)]を選択します。
(2)フィルタウィンドウが、テーブルのフィールドリストとともに表示されます。
(3)フィールドリストから、ここで利用する「フリガナ」と「都道府県名」の2つのフィールドをドラッグするかダブルクリックして、フィルタウィンドウの「フィールド」のセルに追加します。
(4)「フリガナ」の[並べ替え]セルで右側のリストボックスをクリックし「昇順」を選びます。
(5)「都道府県名」の[抽出条件]セルに、「東京都」を入力します。
(6)[レコード( R)]メニューの[並べ替えの実行(Y)]コマンドを選択します。
(7)[表示(V)]メニューの[データシートビュー(S)]ボタンをクリックすると、東京都内の得意先が五十音順で表示されます。
(8)フィルタは、一時的に作成されるもので保存されません.もし頻繁に使うのであれば、クエリーとして保存します。
(9)フィルタ設定画面の[ファイル(F)]メニューの[クエリーとして保存(A)]コマンドを選択して、クエリー名を入力します。
ここでは、「東京都五十音順並べ替え」とします。 |
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外部テーブルのアタッチ
他のソフトウェアのデータをそのままの形式で取り込むことを、アタッチと呼びます。
Accessと元のソフトウェアの、両方でデータを利用できます。 |
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データのインポート
インポートは、Access形式のデータにコンバートして取り込みます。
Accessだけでデータ処理する場合は、インポートでデータ変換しておくほうが賢明です。 |
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●Accessでインポートできるソフトウェア |
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| Access データベース |
2.0、7.0/95、8.0/97、9.0/2000 |
| Access プロジェクト |
9.0/2000 |
| Excel ワークシート |
3.0、4.0、5.0、7.0、8.0、および 9.0/2000 |
| 区切り記号付きテキスト |
ファイルすべての文字セット |
| 固定長テキスト ファイル |
すべての文字セット |
などがあります。
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●Excelファイルをインポートする |
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(1)データベースウィンドウが開いた状態であることを確認します。
(2)[ファイル(F)]メニューの[インポート(I)]コマンドを選択すると、インポートダイアログボックスが表示されます。
(3)[ファイルの種類(T)]リストボックスから「Microsoft Excel(*.xls)」を選び、フォルダ「Sample]の「Sample.xls」をクリックし、[インポート(M)]ボタンをクリックします。
(4)ワークシートインポートウィザード画面が表示されますので､ワークシート「sheet1」を選び、[次へ(N)]ボタンをクリックします。
(5)以下、画面の指示に従います。
ここでは、インポート先のテーブル名を「Excelインポート」とします。
(6)データベースウィンドウの[テーブル]に「Excelインポート」が追加されたことが確認できます。 |
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データのエクスポート
Accessで作成したデータを他のソフトウェアのデータ形式にコンバートすることを
エクスポートといいます。 |
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●Accessでエクスポートできるソフトウェア |
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| Access データベース |
2.0、7.0/95、8.0/97、9.0/2000 |
| Access プロジェクト |
9.0/2000 |
| Excel ワークシート |
3.0、4.0、5.0、7.0、8.0、および 9.0/2000 |
| 区切り記号付きテキスト |
ファイルすべての文字セット |
| 固定長テキスト ファイル |
すべての文字セット |
などがあります。 |
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●Excelファイルへエクスポートする |
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(1)データベースウィンドウが開いた状態であることを確認します。
[テーブル]「Excelインポート」をクリックします。
(2)[ファイル(F)]メニューの[エクスポート(I)]コマンドを選択すると、エクスポートダイアログボックスが表示されます。
(3)[ファイルの種類(T)]リストボックスから「Microsoft Excel97-2000(*.xls)」を選び、フォルダ[Sample]をクリックし、[保存(S)]ボタンをクリックします。[ファイル名]は、「Excelインポート」が自動表示されていることを確認します。
(4)フォルダ[Sample]に「Excelインポート」が追加されたことが確認できます。 |
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